Bavljenje paušalnim preduzetništvom za sobom povlači i konstantno učenje i informisanje o novim zakonima, tehnologijama, pravnim normama i načinima poslovanja. Uz sve to, kao paušalac ste sigurno već čuli razne pojmove koji se vezuju za vođenje poslovanja kao što su fakture, KPO knjiga, eFakture, ali možda i delovodnik, za koji i dalje niste sigurni da li vi, kao preduzetnik paušalac, treba da ga vodite.
Pročitajte tekst u nastavku i saznajte šta je delovodnik, kako se vodi, da li je paušalcima potreban i koji moderni alati predstavljaju često bolji izbor za male preduzetnike.
Šta je delovodnik?
Najjednostavnije rečeno, delovodnik je evidencija svih ulaznih i izlaznih dokumenata u poslovanju. Svaki dokument (pošta, ugovor, rešenje) dobija svoj delovodni broj i beleži se datum, pošiljalac/primalac, kratak opis i status predmeta.
Za organe državne uprave vođenje delovodnika je zakonska obaveza, dok je za privatne firme i preduzetnike to stvar interne organizacije, a ne zakonski propisana obaveza koja se kontroliše. Drugim rečima, delovodnik je alat za administrativni red.
Delovodnik i arhivska knjiga – koja je razlika?
Delovodnik često zna da dovede u zabludu i tako se poistovećuje sa arhivskom knjigom. Međutim, reč je o različitim stvarima:
- Delovodnik prati tekući tok dokumenata (primljena i poslata pošta, akti).
- Arhivska knjiga – U nju se unose svi spisi, dosijei i akti koji imaju značaj za poslovanje i koji se moraju čuvati određeni broj godina ili trajno.
Važno je napomenuti da preduzetnici, u koje spadaju i paušalci, uglavnom nemaju obavezu da vode arhivske knjige, dok, s druge strane, pravna lica moraju.
Kako voditi delovodnik?
Ukoliko ipak želite da uvedete delovodnik u svoje poslovanje, dovoljno je da ga vodite jednostavno, u Excelu, Google Sheets ili nekom alatu za organizaciju. Osnovne kolone koje treba da imate:
- Delovodni broj (npr. 2025/001)
- Datum prijema/otpreme
- Pošiljalac ili primalac
- Kratak opis predmeta
- Rok postupanja
- Odgovorno lice
- Status (u toku/završeno)
- Napomena ili link na dokument
Za složenije sisteme postoje i specijalizovani softveri za vođenje delovodnika, ali to uglavnom koriste firme sa većim timovima.
Šta je bolje od delovodnika za paušalce?
Za tipičnog paušalca delovodnik nije prioritet. Mnogo je važnije da imate pod kontrolom svoje obaveze prema Poreskoj upravi, da dobijate notifikacije o svojim obavezama i da čuvate dokumenta na pregledan način. Tu se izdvajaju praktičnija rešenja:
- Paušalko – aplikacija koja pomaže da izdajete fakture i profakture (uključujući i eFakture kada je potrebno), pratite KPO knjigu i limite, dobijate podsetnike i izveštaje.
- SEF (sistem eFaktura) – obavezan je za saradnju sa javnim sektorom i za PDV obveznike. Paušalci van PDV-a nisu obavezni korisnici, osim ako se dobrovoljno registruju.
- Jednostavna folder struktura na računaru ili u cloud-u (Google Drive, Dropbox) – logično čuvanje ugovora, ponuda i rešenja sa jasnim nazivima fajlova.
Za većinu paušalaca kombinacija „Paušalko + uredna digitalna arhiva” je praktičnija i brža od klasičnog delovodnika. Ukoliko bismo uporedili funkcionalnosti delovodnika i Paušalko aplikacije, to bi izgledalo ovako:
| Funkcionalnost | Paušalko | Digitalni delovodnik |
|---|---|---|
| Ciljna grupa | Paušalni preduzetnici (preduzetnici sa paušalnim oporezivanjem) | Paušalni preduzetnici, ali i preduzetnici sa standardnim oporezivanjem (preduzetnici sa knjigovodstvom) |
| Vrsta oporezivanja | Paušalno oporezivanje | Paušalno i standardno oporezivanje |
| Knjigovodstvene funkcionalnosti | Jednostavno praćenje prihoda i rashoda, automatsko generisanje PDV prijava, mesečnih izveštaja | Detaljnije praćenje prihoda i rashoda, mogućnost vođenja knjige prometa i knjige izdatih računa |
| Automatski izveštaji | Automatsko generisanje PDV prijava, mesečnih izveštaja | Automatsko generisanje PDV prijava, mesečnih izveštaja, ali i godišnjih izveštaja za poresku prijavu |
| Povezivanje sa bankom | Povezivanje sa poslovnim računom za automatsko prepoznavanje transakcija | Povezivanje sa poslovnim računom za automatsko prepoznavanje transakcija |
| Podrška za više korisnika | Da, omogućava pristup više korisnika sa različitim nivoima pristupa | Da, omogućava pristup više korisnika sa različitim nivoima pristupa |
| Mobilna aplikacija | Da, dostupna za iOS i Android, optimizovana za sve uređaje | Da, dostupna za iOS i Android |
| Cena | Plaćanje pristupačne mesečne pretplate od 899 RSD i mogućnost besplatne probe 15 dana, različiti paketi u zavisnosti od funkcionalnosti | Plaćanje godišnje pretplate, različiti paketi u zavisnosti od funkcionalnosti |
Kada delovodnik ipak ima smisla?
Iako nije obavezan, delovodnik može da bude koristan u određenim situacijama:
- Ako primate veliki broj ugovora, rešenja i akata koje želite da pratite po datumu i statusu.
- Ukoliko klijenti zahtevaju formalan protokol prijema dokumenata.
- Ako želite veću internu kontrolu i praćenje odgovornosti u timu.
- Ako imate standardno oporezivanje i knjigovodstvo.
Ako ste paušalac, onda sva svoja beleženja i praćenja poslovanja koja biste pokrili delovodnikom obavljate i u aplikaciji Paušalko, samo uz intuitivni dizajn, notifikacije i brojne druge prednosti koje će vam olakšati poslovanje.
Paušalno preduzetništvo zna da bude puno izazova, ali ukoliko savladate osnovne principe poslovanja, mnogo ćete lakše plivati u poslovnim vodama, dok uz prave alate za preduzetnike sve može da se reši mnogo brže i lakše. Delovodnik je alat za praćenje dokumenata, ali za paušalce on u praksi nije neophodan.
Ono što je za vas ključno jeste da su fakture uredne, KPO knjiga tačna i da su dokumenta lako dostupna. Umesto birokratije, izaberite moderne alate poput Paušalka i jednostavne digitalne arhive. Oni će vam znatno pomoći da uštedite vreme, a ujedno će vam obezbediti da svoje poslovanje vodite uredno i u skladu sa zakonom, mirno i bez stresa.
Završi mesečne obaveze za 5 minuta.
Fakture, eFakture (SEF), KPO knjiga, plaćanje poreza, online fiskalna kasa, sve u jednoj aplikaciji. 15 dana besplatno, bez kartice.
